EU:n henkilötietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste (05/2018)

Rekisterin nimi: Länsirastit osallistujarekisteri.
Rekisterinpitäjä: OK 77 rf, Y-tunnus: 0894500-9.

OK 77 rf toimii rekisterinpitäjänä järjestämiensä Länsirastit-kuntosuunnistustapahtumien (jäljempänä LR) osallistujien henkilötiedoille voidakseen turvata osallistumisen ja tulostietojen toimittamisen. OK 77 kerää vain välttämättömät henkilötiedot ja suojaa ne parhaalla mahdollisella tavalla.

1. Vastuuhenkilöt
1.1. Rekisteriasioista vastaavat ja muut yhteyshenkilöt
OK 77:n hallitus, sähköpostitunnus: puheenjohtaja tai hallitusTämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..
Tarkemmat yhteystiedot mukaan lukien LR-vastaava löytyvät verkkosivuilla www.ok77.fi.

1.2. Rekisterin käsittely
OK 77 käsittelee rekisteriä itse. Mikäli käsittelystä huolehtii kolmas osapuoli, takaa OK 77 käsittelyn tapahtuvan lakien mukaisesti.

2. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käytetään OK 77:n järjestämien LR-tapahtumien osallistujien hallintaan sekä näiden tapahtumien viestintään ja tilastointiin. Esimerkkejä näistä ovat: 1) osallistujan täyttämä ilmoittautumislomake, 2) varmistaminen, että osallistuja on ilmoittautunut maalissa ja 3) tapahtuman tuloslista julkisilla verkkosivuilla www.ok77.fi.

3. Rekisterin henkilölajit, tietosisältö ja henkilötietolajit
Rekisteri sisältää osallistujan Emit-leimasimen numeron, etu- ja sukunimen, puhelinnumeron ja mahdollisen ajoneuvon (rekisterinumero). Tulokset tallennetaan julkaisua varten, ja sisältävät tuolloin osallistujan Emit-numeron, etu- ja sukunimen sekä tuloksen (lopputulos ja väliajat). Mainittujen tietojen antaminen on muille kuin lapsille ja nuorille vapaaehtoista, mutta ilman niitä OK 77 ei voi varmistaa, että osallistuja on tullut maaliin eikä voi julkaista tulosta tuloslistassa. Osallistuminen tapahtuu aina omalla vastuulla.

4. Rekisterin tietolähteet
Kaikki tiedot ovat osallistujien itse ilmoittamia. OK 77:n ei ole tapahtumien aikana mahdollista tarkastaa tietojen oikeellisuutta. OK 77 hakee suunnistuskauden aikana Suomen Suunnistusliitto r.y.:n IRMA-rekisteristä Emit-leimasimiin liitetyt nimitiedot (etu- ja sukunimi), joita käytetään ainoastaan tulosten rekisteröimiseen. Maalissa kysytään osallistujan nimi.

5. Tietojen säilytysaika
Ilmoittautumislomakkeet tuhotaan viikon sisällä LR-tapahtumasta. Tulostiedot säilytetään tietokoneen muistissa tulevia LR-tapahtumia varten sekä julkisesti verkkosivuilla www.ok77.fi.

6. Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi kun rekisteröity pyytää tietojen siirtoa.

7. Rekisterin suojaus
Osallistujien täyttämät ilmoittautumislomakkeet säilytetään huolellisesti, kunnes ne tuhotaan. Tietokone säilytetään huolellisesti lukkojen takana silloin kun sitä ei käytetä.

8. Rekisteröidyn oikeudet
Alla mainittujen oikeuksien osalta tulee ottaa yhteyttä OK 77:n kohdassa 1.1 mainittuun yhteyshenkilöön.

8.1  Oikeus tietojen tarkastamiseen: Osallistuja voi itse tarkastaa tietonsa LR-tuloslistassa verkkosivuilla www.ok77.fi. Osallistuja voi lisäksi pyytää tietojensa tarkastusta ottamalla yhteyden OK 77:n yhteyshenkilöön.
8.2. Oikeus tietojen oikaisuun: OK 77 vastaa siitä, että ilman perusteetonta viivästystä omasta tai osallistujan vaatimuksesta oikaistaan, poistetaan tai täydennetään henkilörekisteriin sisältyvä henkilötieto, joka käsittelyn tarkoitukseen nähden on virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut.
8.3. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Osallistujalla on oikeus rajoittaa tai evätä kerättyjen henkilötietojen käyttöä tiedotus- tai markkinointitarkoituksiin.
8.4. Oikeus poistaa tietoja: Osallistujalla on oikeus saada tietonsa poistetuksi.
8.5. Oikeus päättää tietojen siirrosta: Osallistujalla on oikeus päättää itse antamiensa tietojen siirrosta toiseen järjestelmään yleisesti käytetyssä muodossa.

8.6. Oikeus jättää valitus: Ollessaan tyytymätön osallistuja voi ottaa yhteyttä OK 77:n vastuuhenkilöön ja voi aina jättää OK 77:n käyttämistä menetelmistä valituksen viranomaisille. Suomessa valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle.