EU:n henkilötietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste (05/2018)

Rekisterinpitäjä: OK 77 rf, Y-tunnus: 0894500-9.

OK 77 rf toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, seuran järjestämien tilaisuuksien osallistujista taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. OK 77 kerää vain välttämättömät henkilötiedot ja suojaa ne parhaalla mahdollisella tavalla.

1. Vastuuhenkilöt
1.1. Rekisteriasioista vastaavat ja muut yhteyshenkilöt
OK 77:n hallitus, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. ja Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..
Tarkemmat yhteystiedot mukaan lukien Länsirastien ja valmennuksen vastuuhenkilöt löytyvät verkkosivuilla www.ok77.fi.

1.2. Rekisterin käsittely
OK 77 käsittelee henkilötietoja itse. Mikäli käsittelystä huolehtii kolmas osapuoli, takaa OK 77 käsittelyn tapahtuvan lakien mukaisesti.

2. Henkilötietojen käyttötarkoitus
2.1 Jäsenrekisteri ja seuran muut henkilörekisterit
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
Henkilötietoja käytetään jäsentietojen hallintaan, jäsenmaksun määräytymiseen, nuorten lisenssin ja vakuutuksen maksamiseen, laskutukseen, harjoittelu- ja kilpailutoimintaan (esim. osallistujatilastointi, matkajärjestelyt, osanottomaksut, viestijoukkueiden valinnat), toimitsijoiden värväämiseen, palkitsemiseen, sisäiseen viestintään ja tilastointiin.

2.2 Asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
Tuotteiden ja palvelujen osto ja toimitus, uusien palvelujen tarjoaminen, asiakassuhteen kehittäminen, kohdistettu markkinointi, profilointi sekä tilastointi ja sen analysointi.

2.3 Osallistujaluettelo
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
Suunnistuskilpailujen, kuntosuunnistuksen ja harjoitustilaisuuksien järjestäminen, lähtöluettelojen julkaiseminen, tulospalvelu, osallistujan maaliin saapumisen varmistaminen sekä tilastointi ja sen analysointi.

3. Henkilötietolajit
3.1 Jäsenrekisteri
Seuralla on lain ja seuran sääntöjen perusteella oikeus kerätä seuraavat henkilötiedot jäseniltä: nimi, kotipaikka, osoite ja sähköpostiosoite. Muiden tietojen kerääminen perustuu jäsenen suostumukseen. Jäsen, joka ei ole antanut suostumustaan, voi joutua maksamaan täyden jäsenmaksun ja lisenssinsä itse. Lisäksi jäsenen osallistuminen seuran yhteiseen toimintaan muutoinkin vaikeutuu. Kaikkien jäsenten nähtävänä oleva jäsenluettelo seuran Intrassa perustuu jäsenen suostumukseen.

Seuran toiminnan näkökulmasta on tarpeellista käsitellä jäsenistä seuraavia tietoja, minkä takia on toivottavaa, että jäsenet antavat näitä tietoja:
3.1.1 Jäsenrekisteri
- Yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä jäsenen haluama sähköpostilista sekä seuran nettipalvelun käyttäjätunnus.
- Demografiatiedot: syntymäaika (vuosi tai päivämäärä) ja sukupuoli.
- Mahdolliset suostumukset.

3.1.2 Seuran muut rekisterit
- Jäsensuhdetta koskevat tiedot: laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta.
- Seuratoiminta: tilaisuuksiin osallistuminen, hallitus- ja toimikunta …. toimitsijatehtäviä, palkitsemisia.
- Kilpailu- ja kuntosuunnistustoimintaan liittyvät tiedot: kilpailu- ja harjoittelutulokset, sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (esim. valokuvia).

3.2 Asiakasrekisteri
Tuotteiden ja palvelujen myyntiä varten on tarpeellista käsitellä asiakkaista seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot: nimi, osoite, laskutus- ja toimitusosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä nettikaupan käyttäjätunnus.
- Asiakastiedot: Laskutus, maksut, ostot, tilaukset ja palautukset.

3.3 Osallistujaluettelot
Järjestelyjen toimittamiseen on tarpeellista käsitellä osallistujista seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköposti.
- Emit-leimasimen numero tai muu tapa identifioida ja arvioida suoritusta.
- Suunnistustapahtumissa osallistujan valitsema rata sekä osallistujan ajoneuvo osallistujan maaliin saapumisen varmistamiseksi.

4. Säännönmukaiset tietolähteet
4.1 Jäsenrekisteri
Jäsen ilmoittaa tietonsa itse syöttämällä ne seuran nettipalveluun, ottamalla yhteyttä seuran sihteeriin sähköpostitse tai paperilomakkeella. Huoltaja antaa tiedot alle 16-vuotiaan jäsenen osalta. Seuran muiden rekisterien osalta tiedot saadaan tilaisuuksien järjestäjiltä, kokouspöytäkirjoista ja tulosluetteloista.

4.2 Asiakasrekisteri
Asiakas ilmoittaa itse omat tietonsa syöttämällä ne nettikauppaan.

4.3 Osallistujaluettelot
Osallistuja on itse ilmoittanut kaikki tietonsa paperilomakkeella, ilmoittautumisjärjestelmässä (esim. Suomen Suunnistusliitto r.y:n IRMA-rekisteri) tai suoraan toimitsijalle. Seuralla ei ole tilaisuuksien yhteydessä mahdollisuuksia tarkistaa tietojen oikeellisuutta.

Seura hakee suunnistuskauden aikana Suomen Suunnistusliitto r.y.:n IRMA-rekisteristä Emit-leimasimiin liitetyt nimitiedot (etu- ja sukunimi), joita käytetään osallistujaluetteloiden pohjatietoina.

5. Tietojen säilytysaika
Seura säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Jäsenen erottua seurasta jäsentiedot poistetaan seuran toimesta jäsenrekisteristä ja –luettelosta, sähköpostilistoilta sekä tapahtuma- ja ilmoittautumisjärjestelmästä. Joitakin henkilötietoja joudutaan säilyttämään vielä jäsenyyden tai asiakkuuden päätyttyä kirjanpito- tai muun lainsäädäntöä näin vaatiessa. Jäsenrekisteri verrataan Suomen Suunnistusliitto r.y:n IRMA-rekisteriin säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa.
Paperiset osallistujalomakkeet tuhotaan viikon kuluessa tilaisuudesta, tulosten pysyessä.

6. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee seuran hallitus, IT-vastuuhenkilöt, talouspuolen toimitsijat sekä järjestäjät, seuran hallituksen tekemien eri päätösten perusteella. Heillä on tehtäviensä puolesta tarve käsitellä henkilötietoja. Kaikki ovat seuran jäseniä.

7. Säännönmukainen tietojen luovutus
Toimitsijoiden värväämiseksi voidaan tarvittaessa luovuttaa tarpeellisia yhteystietoja seuran tapahtumien järjestäjille. Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan tarpeellisilta osin Suomen Suunnistusliitto r.y:lle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Suunnistusliitto r.y:n ylläpitämässä IRMA-rekisterissä. Kilpailuihin osallistuvien jäsenten tulee itse rekisteröityä Suomen Suunnistusliiton ohjeiden mukaisesti IRMA-reksiterissä ja hankkivat itse lisenssinsä siltä osin kuin seura ei tee sitä. Jäsenet päivittävät itse tietojaan IRMA-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Suunnistusliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta www.suunnistusliitto.fi.
Tarpeellisia henkilötietoja luovutetaan kilpailuihin osallistuvien osalta sellaisille kilpailunjärjestäjille Suomessa ja ulkomailla, joiden osalta seura vastaa ilmoittautumisesta.

Seura ei myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tietoja luovutetaan muilta osin kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
- toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla
- tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa
- jos jäsen, asiakas tai osallistuja on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden suoramarkkinointiin.

Tilastotietoja annetaan säännöllisesti tukien maksajille, Finlands Svenska Idrott, Suomen Suunnistusliitto ja Suomen Olympiakomitea, mutta yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa näistä tiedoista.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
8.1. Manuaalinen aineisto
Osallistuja ilmoittautuu tiettyihin tilaisuuksiin täyttämällä paperilomakkeen. Tilaisuuden järjestäjä käsittelee nämä lomakkeet ja säilyttää ne huolellisesti, kunnes ne tuhotaan.

8.2 IT-aineisto
Jäsenrekisteri ja seuran muut rekisterit säilytetään seuran nettipalvelun serverillä, jotka ovat salasanoin ja luotettavien teknisten keinojen avulla suojattuja. Serveri on vuokrattu luotettavalta palveluntoimittajalta ja pääsy on rajoitettu vain auktorisoituun henkilökuntaan.
Nettikaupan asiakasrekisteri säilytetään nettikaupan serverillä luotettavien teknisten keinojen suojaamana.
Tilaisuuksien osallistujaluettelo voidaan säilyttää tulostietokoneilla, joita ei ole kytketty internettiin ja jotka säilytetään lukkojen takana silloin kun niitä ei käytetä.
Tulosluettelot säilytetään julkaisemista varten ja voivat sisältää osallistujen Emit-leimasimen numeron, etu- ja sukunimen sekä tuloksen.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Alla mainittujen oikeuksien osalta tulee ottaa yhteyttä OK 77:n kohdassa 1.1 mainittuun yhteyshenkilöön.

8.1 Oikeus tietojen tarkastamiseen: Jokaisella on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Jäsen voi itse tarkistaa tietonsa profiilissaan seuran verkkosivuilla www.ok77.fi olevassa intrassa. Rekisteröity voi lisäksi pyytää tietojensa tarkastusta ottamalla yhteyden OK 77:n yhteyshenkilöön.
8.2. Oikeus tietojen oikaisuun: OK 77 vastaa siitä, että ilman perusteetonta viivästystä omasta tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistaan, poistetaan tai täydennetään henkilörekisteriin sisältyvä henkilötieto, joka käsittelyn tarkoitukseen nähden on virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Jäsen voi omassa profiilissaan korjata omia tietojaan.
8.3. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tai evätä kerättyjen henkilötietojen käyttöä tiedotus- tai markkinointitarkoituksiin.
8.4. Oikeus poistaa tietoja: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi.
8.5. Oikeus päättää tietojen siirrosta: Rekisteröidyllä on oikeus päättää itse antamiensa tietojen siirrosta toiseen järjestelmään yleisesti käytetyssä muodossa.

8.6. Oikeus jättää valitus: Ollessaan tyytymätön rekisteröity voi ottaa yhteyttä OK 77:n vastuuhenkilöön ja voi aina jättää OK 77:n käyttämistä menetelmistä valituksen viranomaisille. Suomessa valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle.

Suostumus *
Antamalla henkilötietoni suostun siihen, että ne rekisteröidään tarpeellisissa rekistereissä kohdassa 2 mainitussa tarkoituksessa.