Styrelsens meddelande - Hallituksen tiedote 15.3.2020

MEDDELANDE - TIEDOTE 15.3.2020 kl 18.00

Föreningsverksamheten i OK 77 under Coronavirusepidemin

Seuratoiminta OK 77:ssa koronavirusepidemian aikana

På grund av coronavirus har OK 77:s styrelse haft ett extra (distansmöte) styrelsemöte söndagen den 15.3.2020. Protokollet har nu publicerats. OK 77 och dess styrelse följer myndigheternas bestämmelser och rekommendationer samt förbundens (bl.a. SSL, FSO, IOF) anvisningar och beslut. Läs och följ meddelanden på sidorna:

• Orienteringsförbundet -  Suunnistusliitto: https://www.suunnistusliitto.fi/2020/03/koronaviruksen-vaikutukset-maajoukkueiden-toimintaan-seka-kansalliseen-kilpailukalenteriin/ (på finska)
• FSO: https://fso.idrott.fi/

OK 77:s styrelse informerar angående coronavirus:

Klick på "Läs mer..." - Klikkaa "Lue lisää..."

• Länsirastit-sprinten 2.4. inhiberas (som öppen motionsorientering). Klubben strävar till att kunna sälja Länsirastit-kartor över nätet i april (16.4.-) och hålla kontrollerna i skogen under flera dagars tid. Beslut om maj fattas vid behov senare.
• European Trail Orienteering Championships (ETOC) 2020: Ordförande och tävlingsledare befullmäktigas representera föreningen i förhandlingar och dylikt gällande ETOC-arrangemangen i anslutning till coronavirus-epidemin.

Klubbens interna verksamhet:

• Salturerna: Alla inneturer har inhiberats.
• Juniorträningarna inhiberas tills vidare. Junnuledarna informerar då verksamheten återupptas.
• Klubbträningar kan fortsättningsvis ordnas men närkontakt ska undvikas under hela träningen. Kartlänken delas åt medlemmarna i god tid före och kontrollerna är ute en längre tid för att möjliggöra även träning på egen hand.
  • Cup 7: Ordnas som vanlig klubbträning, se ovan. I detta skede manuell/egen tidtagning (ej med Emit).
  • Skogssöndag: Gemensamma länkar kan ordnas men utan gemensam samvaro på stugan.
• Resor: Klubben gör för tillfället inga nya rese- eller logibokningar. 

Vårmötet:

• Styrelsen konstaterade följande:
  • Staden har inhiberat uthyrningen av möteslokalen för 23.3.
  • SSL och FSO har rekommenderat att mötestillfällen ska hållas som distansmöten (virtuella möten) och att man ska inhibera större samlingar i mån av möjlighet. Detta gäller exempelvis vårmöten.
  • Diverse tekniska problem med virtuella möten och alla kan inte likvärdigt delta.
  • Föreningens stadgar tillåter ej virtuella möten. Enligt stadgarna ska vårmötet hållas i februari-mars.
• Styrelsen diskuterades följande alternativ:
  • a) Annan lokal 23.3.? Konstaterades att den måste vara tillräckligt stor för att undvika närkontakt (stugan och loftet uteslutna).
  • b) Flytta fram en vecka och hoppas hyra stor lokal av staden?
  • c) Flytta fram tills tidpunkt då möte kan hållas även om det blir efter mars?
• Styrelsen konstaterade att inget alternativ är bra. Även andra än staden har inhiberat lokaluthyrning för en längre tid. Möteskallelsen innehåller inga brådskande ärenden. Ses som viktigare att medlemmarna kan delta i föreningsmötet än att det hålls inom stadgad tid men virtuellt.
• Styrelsens beslut om vårmötet: Ordförande och sekreterare befullmäktigas att besluta om datum och plats för vårmöte då sådant i rådande läge kan hållas.

Övrigt:

• Finlands Orienteringsförbund SSL informerar om nya åtgärder och beslut på torsdag den 2:a i april.
• OK 77:s styrelse har planerat nästa möte på måndag 6:e i april. Styrelsen följer situationer och styrelsen kan vidta nya åtgärder vid behöv.
• Följ www.ok77.fi, Nimenhuuto och e-postlistorna för detaljer och senaste nyheter.
• Protokollet från styrelsens möte (15.3.) är tillgänglig på intranet: Medlemssidor (intra) > Styrelsen + föreningsinfo > Mötesprotokoll

[EDIT 16.3.2020]: Protokollet har nu publicerats. - Pöytäkirja on nyt julkaistu.

SUOMEKSI

Koronaviruksesta johtuen OK 77:n hallituksella on ollut ylimääräinen online etäkokous sunnuntaina 15. maaliskuuta 2020 (Pöytäkirja on nyt julkaistu) OK 77 ja sen hallitus seuraa viranomaisten määräyksiä ja suosituksia sekä liittojen (mm. SSL, FSO, IOF) ohjeita ja päätöksiä. Lue ja seuraa tiedotteita osoitteissa:

• Orienteringsförbundet -  Suunnistusliitto: https://www.suunnistusliitto.fi/2020/03/koronaviruksen-vaikutukset-maajoukkueiden-toimintaan-seka-kansalliseen-kilpailukalenteriin/
• FSO: https://fso.idrott.fi/ (ruotsiksi)

Koronavirukseen liittyen OK 77:n hallitus tiedottaa:

• Länsirastit-sprintti 2.4. peruutetaan (avoimena kuntosuunnistuksena). Seura pyrkii myymään Länsirasti-karttoja netissä huhtikuussa 16.4.-)  ja pitämään rastit metsässä usean päivän ajan. Päätökset toukokuusta tehdään tarvittaessa myöhemmin. 
• European Trail Orienteering Championships (ETOC) 2020: Puheenjohtaja ja kilpailunjohtaja valtuutettiin edustamaan seuraa koskien ETOC-järjestelyjä liittyen koronavirus-epidemiaan. 

Seuran sisäinen toiminta:

• Salivuorot: Kaikki sisävuorot on peruutettu.
• Junioriharjoitukset on toistaiseksi peruutettu. Junioriohjaajat informoivat milloin toiminta käynnistetään uudelleen.
• Seuraharjoitukset:  Seuraharjoituksia jatketaan, mutta lähikontaktia tulee välttää koko harjoituksen ajan. Karttalinkki jaetaan jäsenille hyvissä ajoin ja rastit ovat ulkona pidempään, mikä mahdollistaa omatoimisen harjoittelun.
  • Cup 7: Järjestetään tavallisena seuraharjoituksena, ks yllä. Tässä vaiheessa oma/manuaalinen ajanotto (ei Emitiä).
  • Metsäsunnuntait: Yhteisiä lenkkejä voi järjestää, mutta ilman yhteistä oleskelua (sisällä) mökillä.
• Matkat: Seura ei tee toistaiseksi uusia matka- tai majoitusvarauksia.. 

Kevätkokous:

• Hallitus totesi seuraavaa:
  • Kaupunki on peruuttanut suunnitelllun tilavarauksen 23.3.
  • SSL ja FSO suosittelevat, että tapaamiset pidetään etätapaamisina (etäkokous) ja peruuttamaan suuret kokoontumiset. Tämä koskee esimerkiksi kevätkokousta.
  • Virtuaalikokouksissa voi olla teknisiä ongelmia ja kaikki eivät voi osallistua yhtäläisesti.
  • Seuran säännöt eivät salli virtuaalikokouksia. Sääntöjen mukaan kevätkokous tulee pitää helmi-maaliskuussa..
• Hallitus keskusteli seuraavista vaihtoehdoista:
  • a) Toinen kokoustila 23.3.? Todettiin, että pitää olla riittävän suuri tila, jotta voidaan välttää lähikontakti (seuran mökki ja luhti eivät tule kyseeseen).
  • b) Siirtää viikolla eteenpäin ja toivoa, että kaupunki vuokraisi ison tilan?
  • c) Siirtää kokous myöhempään mahdolliseen ajankohtaan, vaikka se olisi maaliskuun jälkeen?
• Hallitus totesi, että mikään vaihtoehto ei ole hyvä. Myös muut kaupungit ovat peruuttaneet tilavuokrauksia. Kokouskutsussa ei ole kiireellisiä asioita. Pidetään tärkeämpänä, että jäsenet voivat osallistua yhdistyksen kokoukseen kuin että kokous pidetään virtuaalisesti sääntöjen mukaisessa aikataulussa.
• Hallituksen päätös kevätkokouksesta: Puheenjohtaja ja sihteeri valtuutetiin päättämään kevätkokouksen päivämäärästä ja paikasta kun kevätkokous voidaan olosuhteiden puolesta pitää.

Muuta:

• Suomen Suunnistusliitto SSL tiedottaa uusista toimenpiteistä ja päätöksistä torstaina 2.4.
• OK 77:n hallituksella on suunniteltu seuraava kokous maanantaina 6.4. Hallitus seuraa tilannetta ja hallitus voi ryhtyä toimenpiteisiin tarvittaessa
• Seuraa www.ok77.fi, Nimenhuuto ja sähköpostiuliasta, joissa yksityiskohtia ja viimeisimmät uutiset.
• Pöytäkirja hallituksen kokouksesta (15.3.) on luettavissa intrassa: Jäsensivut (intra) > Hallitus + seurainfo > Pöytäkirjat.