Register- och dataskyddsredogörelse enligt EU:s dataskyddsförordning (uppdatering 11/2018)
Registerförare: OK 77 rf, FO-nummer: 0894500-9.
OK 77 rf fungerar som registerförare för personuppgifter som samlas in om föreningens medlemmar, deltagare på tillställningar arrangerade av föreningen eller är registrerade med annat ärendebaserat förhållande till föreningens verksamhet. OK 77 samlar bara in nödvändiga personuppgifter och skyddar dessa på bästa möjliga sätt.
1. Ansvariga personer
1.1. Personer som ansvarar för registerärenden och övriga kontaktpersoner
OK 77:s styrelse,
Närmare kontaktuppgifter inklusive Länsirastit- och träningsansvariga finns på nätsidan www.ok77.fi.
1.2. Behandlare av personuppgifter
OK 77 behandlar själv personuppgifterna. Ifall behandlingen sköts av en tredje part, garanterar OK 77 att behandlingen sker enligt rådande lagstiftning.
2. Syfte för behandlingen av personuppgifter
2.1 Medlemsregister och föreningens övriga personregister
Personuppgifternas användning baserar sig på samtycke av den registrerade, medlemsförhållande mellan OK 77 och den registrerade eller annat ärendebaserat förhållande. Den lagenliga grunden för användning utgörs därmed av registerhållarens berättigade intresse i synnerhet för följande syften:
Förvaltning av medlemskap, fastställande av medlemsavgifter, ungas licens- och försäkringsbetalning, fakturering, tränings- och tävlingsverksamhet (tex närvarostatistik, researrangemang, deltagaravgifter, val till stafettlag), värvning av funktionärer, premiering, intern information samt statistik.
2.2 Kundregister
Personuppgifternas användning baserar sig på samtycke av den registrerade, kundförhållande mellan OK 77 och den registrerade eller annat ärendebaserat förhållande. Den lagenliga grunden för användning utgörs därmed av registerhållarens berättigade intresse i synnerhet för följande syften:
Inköp och leverans av produkter och tjänster, fakturering, erbjudande av nya tjänster, utveckling av kundförhållande, riktad marknadsföring, profilering, samt statistik och analys.
2.3 Deltagarförteckning
Personuppgifternas användning baserar sig på samtycke av den registrerade, att den registrerade deltar på tillfällen arrangerade av OK 77, vid officiella tävlingar på grenreglerna eller annat ärendebaserat förhållande. Den lagenliga grunden för användning utgörs därmed av registerhållarens berättigade intresse i synnerhet för följande syften:
Arrangerande av orienteringstävlingar, motionsorientering och träningstillfällen, publicering av startlistor, resultatservice, uppföljning av att deltagare kommer i mål, samt statistik och analys.
3. Personuppgiftskategorier
3.1 Medlemsregister
Föreningen har med stöd av lag och sina stadgar rätt att samla in följande uppgifter av medlemmarna: namn, hemort, adress och e-postadress. Därtill samlas för föreningens berättigade intresse in uppgift om medlems ålder. Övriga uppgifter uppges frivilligt av medlemmarna, liksom den för alla medlemmar synliga medlemsförteckningen i Intran.
För OK 77:s verksamhet finns behov att behandla följande uppgifter om medlemmarna varför det är önskvärt att medlemmarna uppger dessa:
3.1.1 Medlemsregistret
- Kontaktuppgifter: namn, adress, telefon och e-post jämte önskad e-postlista samt OK 77-webbtjänstens användarnamn.
- Demografiska uppgifter: födelsetid (år eller datum) och kön.
- Eventuella samtycken.
3.1.2 Föreningens övriga register
- Medlemskapsuppgifter: fakturering, betalningar, inköp och beställningar, för minderåriga ansvarig förälder.
- Föreningsverksamhet: deltagande på tillfällen, medverkande i styrelse och kommittéer, funktionärsuppdrag, utmärkelser.
- Uppgifter om tävlings- och motionsverksamhet: resultat från tävlingar och träningar, samt övriga uppgifter med den registrades samtycke (tex bilder).
3.2 Kundregister
För försäljning av produkter och tjänster finns behov att behandla följande uppgifter om kunderna:
- Kontaktuppgifter: namn, fakturerings- och leveransadress, telefon och e-post.
- Kunduppgifter: fakturering, betalningar, inköp, beställningar och returer.
3.3 Deltagarförteckningar
För att genomföra arrangemang finns behov att behandla följande uppgifter om deltagarna:
- Kontaktuppgifter: namn, telefon och e-post.
- Emit-brickans nummer eller annan metod för identifiering och utvärdering av prestationen.
- Vid orienteringstillfällen den bana som deltagaren valt att löpa, samt deltagarens fordon för säkerställande av att deltagarna kommer i mål.
4. Regelmässiga uppgiftskällor
4.1 Medlemsregister
Medlem uppger sina uppgifter genom att själv inmata dem i OK 77:s webbtjänst eller kontakta sekreteraren per e-post. Vårdnadshavaren ger uppgifterna för under 16-årig medlem. Uppgifterna i föreningens övriga register fås av tillställningarnas arrangörer, mötesprotokoll och resultatlistor.
4.2 Deltagarförteckningar
Samtliga uppgifter är försedda av deltagaren själv genom pappersblankett, anmälningssystem (tex Suomen Suunnistusliitto r.y:s IRMA-register) eller direkt anmälning till funktionär. OK 77 har inga möjligheter att under tillställningar kontrollera uppgifternas riktighet.
OK 77 hämtar för- och efternamn som är bundna till Emit-brickors nummer från Suomen Suunnistusliitto r.y.:s IRMA-register under orienteringssäsongen. Dessa uppgifter används som grund för deltagarförteckningar.
5. Uppgifternas uppbevaringstid
OK 77 förvarar personuppgifterna endast så länge som krävs för att genomföra verksamheten enligt punkt 2 samt enligt rådande lagstiftning.
Då medlem utträder ur OK 77 avlägsnas uppgifterna i medlemsregistret och -förteckningen, e-postlistorna samt evenemangs- och anmälningssystemet på föreningens omsorg, Vissa personuppgifter måste bevaras ännu efter att medlemskapet eller kundförhållandet har avslutats, om bokföringslag eller annan lagstiftning kräver det. Medlemsregistret jämförs med Suomen Suunnistusliitto r.y.:s IRMA-register regelbundet, minst en gång årligen.
Deltagarblanketterna i pappersformat förstörs inom en vecka efter tillställningen, medan resultaten blir bestående.
6. Behandlare av personuppgifter
Personuppgifter hanteras av OK 77:s styrelse, ADB-ansvariga, ekonomisektorns funktionärer och arrangörer, i enlighet med skilda beslut av föreningens styrelse. Dessa har behov att hantera personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter. Samtliga är medlemmar i föreningen.
7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter
För värvning av funktionärer kan nödvändiga kontaktuppgifter vid behov överföras till arrangörer av föreningens arrangemang. Uppgifter införda i medlemsregistret överförs till nödvändiga delar till Suomen Suunnistusliitto r.y. i syfte att förvalta för idrottsverksamhet nödvändig licens, och hanteras i Suomen Suunnistusliitto r.y.:s IRMA-register. Medlemmar som önskar delta i tävlingar registrerar sig själv i enlighet med Suomen Suunnistusliittos anvisningar i IRMA-registret och skaffar själv sin licens till den del föreningen inte gör det. Medlemmarna uppdaterar själva sina personuppgifter i IRMA-registret. Närmare uppgifter om Suomen Suunnistusliittos dataskyddsförfaranden fås från www.suunnistusliitto.fi. Nödvändiga medlemsuppgifter överförs beträffande de som deltar i tävlingar till sådana tävlingsarrangörer i Finland och utomlands som föreningen handhar anmälningen för.
OK 77 säljer eller hyr inte personuppgifter till tredje part.
Personuppgifter kan till övriga delar överlåtas till tredje part endast i följande fall:
- då myndighet eller annan part ställer krav som baserar sig på gällande lagstiftning
- för statistiska, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål, då uppgifterna är i sådan form att enskilda personer kan inte identifieras
- då medlem, kund eller deltagare har gett skilt samtycke till överlåtelse av sina uppgifter till OK 77:s samarbetspartners för direkt marknadsföring.
Statistiska uppgifter utlämnas regelmässigt till givare av understöd, Finlands Svenska Idrott, Suomen Suunnistusliitto och Finlands Olympiska kommitté, men enskilda personer kan inte identifieras från dessa uppgifter.
Uppgifter överförs inte regelmässigt utanför EU-området.
8. Principer för skydd av registret
8.1. Manuellt material
Deltagare anmäler sig till vissa tillställningar genom att fylla i en pappersblankett. Dessa blanketter hanteras av tillställningens ansvariga ledare och förvaras omsorgsfullt tills de förstörs.
8.2. ADB-lagrat material
Medlemsregistret och föreningens övriga register ligger på OK 77-webbtjänstens server bakom lösenord och pålitliga tekniska skyddsmetoder. Serverkapaciteten är hyrd av en pålitlig tjänsteleverantör, och fysisk åtkomst till servern är begränsad till auktoriserad personal.
Deltagarförteckningen för tillställningar kan förvaras på resultatdatorerna, som inte är uppkopplade till Internet, och vilka förvaras bakom låsta dörrar då de inte används.
Resultatlistorna lagras för publicering, och kan innehålla deltagarens Emit-brickas nummer, för- och efternamn samt resultat.
9. Den registrerades rättigheter
Nedan nämnda rättigheter utövas genom att kontakta någon av OK 77:s ansvarspersoner i punkt 1.1.
9.1. Rätt till insyn: Var och en har rätt att få veta vilka uppgifter om hen som har lagrats i personregistret. Medlem kan i sin profil på Intran på förenignens hemsida www.ok77.fi granska sina egna uppgifter. Den registrerade kan begära granskning av sina uppgifter genom att kontakta någon av OK 77:s ansvarspersoner.
9.2. Rätt till korrigering av uppgifter: OK 77 ansvarar för att utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Medlem kan i sin profil rätta sina egna uppifter.
9.3. Rätt att begränsa hantering av uppgifter: Den registrerade har rätt att begränsa hantering eller invända om användandet av insamlade personuppgifter för informations- eller marknadsföringssyfte.
9.4. Rätt att radera uppgifter: Den registrerade har rätt att få sina uppgifter raderade.
9.5. Rätt att bestämma om portabilitet: Den registrerade har rätt att bestämma om överföring av uppgifter som hen själv gett, i ett allmänt använt format, till ett annat system.
9.6. Rätt att lämna in klagomål: Den registrerade kan vid missnöje vända sig till OK 77:s ansvarspersoner och har alltid rätt att lämna in klagomål till myndigheterna över metoderna som OK 77 använder. Klagomål i Finland görs till dataombudsmannen.
Tillåtelse *
Genom att uppge mina personuppgifter godkänner jag att dessa registreras i behövliga register för syftet som beskrivs i punkt 2.